Le pouvoir disciplinaire de l'employeur n'est pas illimité. Il doit respecter le principe de proportionnalité entre la faute commise et la sanction envisagée, ainsi que les formalités procédurales. Une sanction disproportionnée ou prononcée sans entretien préalable peut être annulée par le conseil de prud'hommes.
Les sanctions courantes vont de l'avertissement au licenciement pour faute, en passant par le blâme et la mise à pied disciplinaire. Chaque entreprise peut aussi prévoir des sanctions spécifiques dans son règlement intérieur, à condition qu'elles soient expressément énumérées et portées à la connaissance du personnel.
Le délai de prescription de l'action disciplinaire est de deux mois à compter du moment où l'employeur a eu connaissance des faits. Passé ce délai, une sanction est irrecevable. Ce point est fréquemment soulevé lorsque les faits remontent à plusieurs semaines sans qu'aucune procédure n'ait été engagée.
La gradation des sanctions impose, en principe, de ne pas passer directement à une mesure sévère si des reproches similaires n'ont pas fait l'objet de sanctions antérieures, sauf faute grave. La jurisprudence examine aussi la manière dont l'employeur a traité des situations comparables au sein de l'équipe.
Pour le salarié, comprendre ce cadre permet d'identifier les arguments utiles : prescription, défaut de convocation, absence de pièces, ou sanction manifestement excessive. Ces éléments nourrissent les observations écrites remises avant ou pendant l'entretien préalable.